El presupuesto operativo anual para una organización de la sociedad civil se basa en las actividades desarrolladas en el Plan Operativo Anual (POA), las cuales deben ser valoradas tanto en lo que respecta a los ingresos como a los egresos esperados para estas actividades. Como referencia para definir las cifras se pueden tomar estadísticas de años anteriores y cifras e indicadores económicos como inflación, desempleo, costo de canasta básica, y cualquier otro dependiendo de la actividad de la organización. Es recomendable que las cifras se planteen de manera conservadora para evitar desajustes altos que puedan darse en la ejecución de las actividades.

Para crear un presupuesto operativo anual se debe tener en cuenta lo siguiente:

  1. Establecer las cifras en un formato útil: Si se aspira que el presupuesto operativo anual para una organización de la sociedad civil, sea una herramienta útil, este tiene que estar organizado de tal manera que se pueda establecer exactamente cuánto se tiene disponible para gastar en cada categoría de gastos. Simplemente comparando los gastos proyectados con los ingresos proyectados podría no ser suficiente para identificar que se va a disponer de dinero suficiente para hacer todo lo que se tiene planeado, ya que en algunos casos, por ejemplo cuando se trabaja con proyectos, existen ingresos que pueden venir con ciertas restricciones en cuanto a la forma de financiación así como en las formas en que puede gastarse.
  2. Comparar los gastos totales con los ingresos totales. Si los gastos proyectados y los ingresos son aproximadamente iguales, entonces el presupuesto está balanceado. Si los gastos proyectados son significativamente menores que los ingresos proyectados, entonces existe un superávit en el presupuesto. Por otro lado,  si los gastos proyectados son significativamente mayores que los ingresos proyectados, se tiene un déficit en el presupuesto. En todos estos casos, dependiendo de las metas planteadas, se debe ajustar el presupuesto siempre con una base real de lo que se puede conseguir para aumentar o disminuir ingresos o gastos y poder realizar las actividades planteadas.
  3. Si el presupuesto está balanceado, todavía se necesita estar seguro de que se puede usar el dinero en la manera que se estaba planeando. Es posible llegar a un acuerdo con los donantes que permitan usar el dinero en la manera en que la organización lo requiera. O también es posible reasignar algunos gastos de una categoría a otra. En otros casos, puede ser necesario replantearse las prioridades un poco, así el dinero puede ser gastado de conformidad con las restricciones de financiación. Sin embargo, es importante recordar que la misión, filosofía y meta de la organización deberían conducir la financiación y no de manera inversa.
  4. Si se tiene un superávit, y si las restricciones financieras no representan limitaciones, se tienen un número de opciones para la organización. Solo se debe asegurar que no se gaste el superávit antes de recibirlo, lo cual probablemente ocurre al final del período del presupuesto.
  5. Si se tiene un déficit, es necesario, para el final de año proyectado poder pagar todo lo necesario para mantener operativa y mantener el trabajo de la organización. Si el presupuesto dice que no hay suficiente dinero para hacer eso, se tienen que tomar decisiones en algunos casos difíciles.

Fuente: Asociación Red de ONG de Guayaquil (AROG), Herramientas comunitarias

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