El artículo 20 del Código de Trabajo menciona que los contratos que se celebran por escrito se deben registrar dentro de los treinta días siguientes a su suscripción ante el Inspector del Trabajo del lugar en el que preste sus servicios el trabajador, y a falta de éste, ante el Juez de Trabajo de la misma jurisdicción. Si el registro no se realiza en el plazo indicado se genera una multa por cada mes de atraso. El registro se realiza a través del sitio web del Ministerio de Relaciones Laborales.

Los requisitos para realizar el registro de un contrato de trabajo son los siguientes:

  • Escanear y subir al sistema del Ministerio de Relaciones Laborales el nombramiento o poder del representante legal de la organización.
  • Escanear y subir al sistema el RUC o Cédula de Ciudadanía del representante legal o apoderado y la papeleta de votación actualizada. Estos documentos deben escanearse en la misma hoja.
  • Tres copias de los contratos, anexando el extracto del contrato (único documento habilitante para la legalización, que emite el sistema una vez aprobado el contrato por el inspector), con las firmas del trabajador y empleador.
  • En el caso de extranjeros, copia del pasaporte adjunta al contrato.
  • Copia del carnet del Consejo Nacional de Discapacidades (CONADIS), en que caso de ser una persona con algún tipo de discapacidad.
  • Copia del examen médico de aptitud, para contratos de adolescentes.
  • Comprobante del pago de la multa por atraso de registro de contratos, si fuere el caso.

El procedimiento para realizar el registro de un contrato de trabajo es el siguiente:

  • Si el empleador ya esta registrado en el Sistema de Actas de Finiquito y Registro de Contratos en línea deberá utilizar la misma clave, caso contrario deberá obtener una clave siguiendo los siguientes pasos:
    • Tener creada y activa una dirección de correo electrónico.
    • Ingresar al portal web del Ministerio de Relaciones Laborales www.relacioneslaborales.gob.ec, hacer click en “Servicios en Línea” y luego en “Sistema de Contratos”.
    • Escoger la opción “Ingresar al sistema”.

En el caso de una nueva empresa o empleador

  • Al ingresar a la opción anterior, se despliega una pantalla de registro de datos. El registro es obligatorio. Los campos que deben llenarse son: RUC o Cédula de Identidad, sector al que pertenece, actividad económica, razón social, nombre, dirección, representante legal, teléfono, correo electrónico primario, correo electrónico secundario, y documentos habilitantes para revisión de contratos.
  • Una vez registrados todos los datos, presionar la opción “Grabar”. Si están los datos ya registrados hacer click en “Continuar”.

Luego de lo anterior se realiza el proceso de Revisión de contratos de trabajo, el cual consiste en lo siguiente:

  • El usuario ingresa los datos del trabajador y datos del contrato que va a enviar a revisión.
  • Para el registro individual de los contratos de trabajo, de forma obligatoria se deben llenar los siguientes campos: Tipo de Registro, ciudad en la que presta servicios el trabajador y número de contratos a registrar.
  • En tipo de registro, se encuentran las siguientes opciones a escoger: contrato individual, contrato obrero, servicio público, contrato obrero empresa privada, adendum de contrato, subrogación de obligaciones patronales.
  • Para todos los registros, la opción de Jornada Laboral Especial, debe activar el empleador o la empresa para adjuntar la resolución aprobada por el Ministerio de Relaciones Laborales.
  • Dependiendo el tipo de contrato que se vaya a escoger, el usuario debe completar la información como es: número de contratos a registrar, registrar datos del empleado o Trabajador, información adicional. Luego hacer click en “Registrar”.
  • Si se requiere escoger como tipo de contrato “Contrato para Adolescentes”, se despliega una pantalla donde se especifica la documentación habilitante para la legalización de contratos para adolescentes. Además se visualizan los enlaces que informan al usuario sobre las actividades prohibidas para adolescentes.
  • Luego presionar en el recuadro de información que se acepta haber leído y estar de acuerdo en el contenido de la información indicada.
  • Posteriormente se registra la fecha de inicio de labores del trabajador y la fecha de terminación del contrato.
  • Se debe subir el contrato en formato de archivo .pdf para enviarlo a revisión de un Inspector de Trabajo. Esto se realiza haciendo click en el botón “Examinar”.
  • Finalmente presionar “Registrar Contrato” para grabar la información ingresada.
  • El sistema genera un comprobante de registro que sirve para que el usuario haga seguimiento y como constancia del registro de contrato. Este comprobante se debe imprimir como respaldo.
  • Luego de que el contrato sea revisado por un Inspector de Trabajo, el usuario recibe las observaciones realizadas a través de un email.
  • Para efectuar los cambios solicitados en las observaciones, el usuario debe ingresar al sistema y en la opción “Observaciones” verificar el historial de los cambios que ha solicitado el inspector a cargo.
  • Una vez realizado los cambios, hacer click en “Subir Contrato” para enviar el contrato actualizado con las modificaciones realizadas en base a las observaciones recibidas.
  • Una vez aprobados los cambios solicitados, se notifica vía email al usuario con la fecha y hora de turno en la que debe acudir para concluir con el registro del contrato y además el número de Inspector de Trabajo que atenderá el registro.
  • Una vez recibida la notificación para legalizar el contrato el usuario debe generar el extracto e imprimir un turno. El extracto es el resumen el registro, el cual debe estar suscrito por las partes para registro por parte el Inspector de Trabajo. En el sistema se debe escoger el contrato para el cual se requiere imprimir un turno para legalizarlo.
  • Para generar la hoja de turno, se debe hacer click en la opción “Imprimir turnos seleccionados”. Si el registro del contrato se realiza posterior a los 30 días de plazo establecidos, se genera un dólar de multa por cada mes de retraso. En estos casos, el pago de la multa se lo realiza en el Banco de Guayaquil en la cuenta corriente número 6142516 y el código 170499. El comprobante de pago es la documentación habilitante, que debe ser presentada ante el Inspector de Trabajo.

El proceso de registro de contratos no tiene costo.

Fuente: Ministerio de Relaciones Laborales

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