Antes de convocar a una rueda de prensa una organización social debe tomar en cuenta lo siguiente:

  • Definir qué es lo que se desea comunicar, quienes van a ser las personas o voceros de la organización para informar y quién va a ejercer el rol de moderador.
  • Definir cuándo se va a realizar la rueda de prensa, escoger día, hora, fecha y lugar. Si el tema no es urgente, es recomendable realizar las ruedas de prensa los últimos días de la semana, jueves o viernes. En cuanto a la hora, planificarla para hacerla entre las 10 y las 11 de la mañana. No es conveniente convocar ruedas de prensa en la tarde porque los periodistas a esa hora suelen estar en la redacción de sus medios escribiendo las noticias.
  • El lugar ideal para realizar la rueda de prensa es la sede de la organización, siempre y cuando su espacio físico lo permita. Caso contrario, lo mejor es que realizarla en un lugar que no identifique ni relacione a la organización con determinados intereses.
  • Al momento de planificar una rueda de prensa también hay que tomar en cuenta el material que se va a entregar a los periodistas. El material debe incluir una nota de prensa donde esté condensada la noticia que se va a dar a conocer en la rueda de prensa; una lista con los nombres y los cargos de los voceros de la organización; datos, cifras o esquemas que complementen lo expuesto; y algún material impreso sobre la organización.
  • Es recomendable que los voceros utilicen, en la medida de las posibilidades, recursos como diapositivas o proyección de transparencias para exponer con mayor efectividad lo que desean comunicar.
  • La convocatoria a una rueda de prensa se suele realizar mediante invitación o boletín enviado por correo electrónico o publicado en las cuentas de redes sociales de la organización. En ciertos casos, se pueden realizar llamadas telefónicas para confirmar y motivar la asistencia de los medios

Fuente: Fundapi

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