Para llenar los formularios de un proceso de contratación pública se requiere contar con la aplicación Ushay, que es el programa de computación desde el cual se llena la información requerida en los pliegos y se obtiene el archivo para imprimir la Oferta Técnica para presentar a la entidad contratante. Este programa debe ser instalado en alguna computadora de la organización interesada en participar en procesos de contratación del estado, y será desde este equipo donde se generará la oferta.

El programa se puede descargar de la siguiente dirección: Descargar Aplicativos Ushay donde dice «Descargas para Proveedores». Dependiendo de si se va a instalar en una computadora con sistema operativo Windows o Linux, se escogerá la versión a descargar.

Una vez instalado, el proceso para completar los formularios de un proceso de contratación pública es el siguiente:

  1. Abrir el aplicativo Ushay y hacer click en «Ofertas».
  2. La primera vez que se abre el aplicativo Ushay se mostrará que no hay Oferentes creados, es decir los datos de la organización no están ingresados. En tal virtud, se debe presionar el botón «Crear Oferente» para ingresarlos.
  3. Luego llenar los datos correspondientes a la organización, su representante legal y domicilio de la organización, según se solicitan. Una vez completados los campos se presiona el botón «Validar». Al hacerlo se mostrará un mensaje indicando que se debe ingresar información de los accionistas, que para el caso de las organizaciones sociales son los miembros del directorio según constan en su nombramiento de directiva. Se procede entonces a ingresar los datos de estas personas, y en el campo para posteriormente presionar el botón «Guardar».
  4. Luego de haber ingresado los datos del Oferente, se regresa a la pantalla inicial del punto 2. Esta vez se mostrarán los datos que se ingresaron y junto a estos 4 iconos que corresponden a «Nueva Oferta», «Ofertas», «Editar» y «Eliminar». Para ingresar una nueva oferta se debe presionar precisamente ese botón, «Nueva Oferta».
  5. En esta parte hay que dejar por un momento el Aplicativo Ushay e ingresar al sitio web del Sistema Oficial de Contratación Pública, pues para poder avanzar es necesario contar con el archivo de los pliegos del proceso en el que se tenga interés de participar, ya que al crear la oferta este archivo es necesario. Utilizando las opciones de búsqueda de procesos se puede encontrar la convocatoria publicada desde la cual se debe descargar el archivo de los pliegos en formato Ushay. Este archivo se encuentra en cada proceso de contratación, dentro de la pestaña «Archivos» bajo la descripción «Archivo Pliego USHAY». Para descargarlo se presiona la imagen en «Descargar archivo»:
  6. Con el Archivo de Pliego USHAY descargado se puede continuar el proceso en el Aplicativo Ushay. Para esto, se continúa en la opción de «Nueva Oferta» que se escogió anteriormente en el punto 4. Al hacerlo se mostrará una pantalla en la cual se ingresa una descripción para referencia del proceso, y se sube al Aplicativo el Archivo de Pliego USHAY, para lo cual con el botón «Examinar» se lo busca en la carpeta en la que se lo descargó anteriormente en el punto 5, y luego se presiona «Subir Archivo». Una vez realizado esto se presiona el botón «Consolidar archivo(s)» y finalmente «Regresar».
  7. Luego de haber subido al Aplicativo Ushay el Archivo de Pliego del proceso de contratación, se mostrará en la pantalla de «Ofertas» con su descripción, tipo y fecha. Para proceder a llenar la información requerida en el proceso se presiona el botón «Editar» que está junto a la información del proceso.
  8. Al editar la Oferta se muestra la información de la entidad contratante, el tipo de compra y de procedimiento, su código, objeto de contratación, presupuesto referencial, plazo y fecha de publicación. En la parte inferior de esta pantalla, están las opciones «Formulario de Oferta», «Generar Oferta» y «Anexos». Para comenzar se debe escoger la opción «Formulario de Oferta».
  9. Dentro de «Formulario de Oferta» se deben ingresar todos los datos solicitados, para así completar el formulario que se podrá imprimir para presentar a la entidad contratante. Dependiendo de lo que haya establecido la entidad contratante como requisitos del proceso se deberá llenar la información requerida. A continuación unas breves sugerencias respecto a este ingreso:Situación Financiera: Cada entidad define la cifra que requiere para los índices de solvencia y de endeudamiento. Es importante destacar que para calcular estos índices es necesario tener la última Declaración de Impuesto a la Renta presentada al Servicio de Rentas Internas (SRI), pues con los valores que se declararon se realiza el cálculo. La declaración se sube al formulario desde la opción «Archivos» ubicado en la parte inferior de esta pantalla. Para editar los campos de los índices en cada línea se presiona el botón que aparece debajo de «Opciones».

    El índice de solvencia se calcula dividiendo el total de activos corrientes para el total de pasivos corrientes; y el índice de endeudamiento se obtiene de la división entre el total de pasivos y el patrimonio, según las cifras que consten en la declaración presentada. Para asociar el archivo de la Declaración de Impuesto a la Renta que se subió previamente desde la opción «Archivos» con el indicador ingresado, se lo selecciona con la lista desplegable.

    Componentes de los (Bienes o Servicios) Ofertados: En esta sección se mostrarán los Términos de referencia requeridos por la entidad contratante para los bienes o servicios del proceso, metodología de trabajo, plazo de ejecución, personal técnico requerido y condiciones de pago. En cada uno de estos se muestra un recuadro donde se debe escribir los términos que se ofertan para cada caso. La recomendación generalmente es que lo que se oferten debe coincidir exactamente con lo que soliciten, pues de otra forma podría el ofertante no ser calificado. Cada campo tiene un límite de 5.000 caracteres. Si resulta necesario mayor detalle se puede adjuntar un archivo desde la opción «Archivos» que está en la parte inferior de la página, y en el recuadro escribir por ejemplo «Para mayores detalles revisar el archivo adjunto nombre_de_archivo.pdf».
    Luego de ingresar esta información se presiona el botón «Guardar».Experiencia del oferente: En esta sección se detalla la experiencia que el oferente posee en relación a lo que la entidad contratante solicita. Se debe ingresar el Tipo de experiencia (general o específica), el Contratante de esa experiencia, Objeto del Contrato, Valor del Contrato, Fecha de recepción y Archivos que respalden esta experiencia. Es importante destacar que todos los archivos se ingresan desde la opción «Archivos» que está en la parte inferior de la página, y luego en cada caso se asocian con la lista desplegable. Luego de ingresado se presiona el botón «Guardar». Para ingresar una experiencia adicional se presiona el botón «Agregar».

    Personal técnico mínimo requerido, Equipo mínimo requerido: El proceso para llenar ambas secciones es similar a de Experiencia del Oferente. Luego de ingresar se presiona el botón «Guardar».

    Cantidad y Precios – Valor Agregado Ecuatoriano de la Oferta (VAE): En esta sección se ingresa el precio a ofertar para el proceso que se está trabajando. Es importante destacar que el hecho de ingresar el precio en esta parte no equivale a presentar la oferta económica, la misma que debe ingresarse en el Portal de Compras Públicas en la fecha que lo indique el proceso. El precio que se ingrese deberá ser inferior al presupuesto referencial establecido por la entidad contratante.Lo siguiente es responder la pregunta «¿Es intermediario (importador directo, distribuidor o comerciante) de todos los productos que conforman su oferta?«. Responder «Sí» significa que el oferente no produce directamente ninguno de los productos o servicios de la oferta, sino que es un intermediario. En caso de serlo, el VAE será de cero. «No» significa que el oferente sí produce o crea directamente los productos o servicios de la oferta, por lo que el VAE se calculará con los datos ingresados.
    Luego se ingresan los valores que el oferente va a importar directamente para cumplir con la oferta y los que va a comprar localmente pero de origen extranjero. Es en base a estos valores que se calculará el porcentaje del VAE, una vez que concluya el proceso de compra pública y se haya ingresado la oferta económica inicial, y se haya dado la puja o negociación según el caso. Una vez ingresados los valores se presiona el botón «Guardar».

    Otros parámetros resueltos por la entidad: Finalmente, si la entidad contratante requiere otros parámetros a cumplir se mostrarán en esta sección. El oferente debe completarlos según lo que soliciten. En los campos para completar solo caben 250 caracteres por lo que si se necesita escribir mayor detalle se puede adjuntar un archivo desde la opción «Archivos» que está en la parte inferior de la página, y en el recuadro escribir por ejemplo «Para mayores detalles revisar el archivo adjunto nombre_de_archivo.pdf».

    Una vez completados todos los campos del formulario, se debe presionar «Validar» para que el sistema revise si encuentra algún faltante o error que se deberá corregir según se indique. Posterior a ello, presionar el botón «Guardar». Si existen otros archivos para adjuntar a la oferta se lo hace en este momento desde la opción «Archivos» de la parte inferior de la página.

  10. Cuando la oferta ya esté lista, con toda la información completa y archivos para anexar subidos, se presiona el botón «Generar Oferta». Al hacerlo, se mostrará una pantalla en la que se debe completar nuevamente el tiempo de entrega propuesto (es decir el plazo), el tiempo de garantía para la oferta si es que aplica, y cualquier observación final que se considere necesaria incluir. Luego de hacerlo se presiona el botón «Generar Oferta» el cual creará un archivo del tipo USHAY que se debe guardar como respaldo. Para imprimir la oferta que se presentará a la entidad contratante, se selecciona la opción «Vista Previa de la Oferta» que está ubicada en la parte superior derecha de la pantalla, la misma que crea la oferta para imprimir. Luego de hacerlo se imprime la oferta para revisarla y corregir cualquier tema. Cada vez que se realiza una corrección se debe nuevamente generar la oferta para que se actualice.

Una vez llenados, revisados y firmados estos formularios, dependiendo de la cantidad de hojas se pueden numerar, encuadernar para presentar original y copia en un sobre cerrado dentro del plazo indicado. Es importante destacar que en los Pliegos también se indica cómo se debe etiquetar el sobre en el que se presenta la oferta, por lo que es importante llenar este formato, imprimirlo, recortarlo y pegarlo en el sobre. Al realizar la entrega, la entidad contratante entrega un certificado de presentación de la oferta el cual detalla la hora y fecha en que fue recibida. Es importante destacar que las entidades contratantes no reciben ofertas fuera del plazo establecido, por lo que los formularios deben ser llenados y entregados de manera oportuna.

Fuente: Servicio Nacional de Contratación Pública

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