El Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública en su artículo 8 destaca que los proveedores que deseen registrarse en el Registro Único de Proveedores deberán observar el procedimiento que establezca el Servicio Nacional de Contratación Pública (SERCOP). Este procedimiento, que también pueden seguir las organizaciones sin fines de lucro, consiste en lo siguiente:

    1. Ingresar al sitio web del Sistema Oficial de Contratación del Estado (SOCE):
      https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/
      y hacer click en la opción «Regístrese como Proveedor del Estado» ubicada en la tercera columna en la parte derecha de esta pantalla, en el recuadro que dice «Sistema de Contratación».
    2. Luego de haber hecho click en la opción anterior se muestra una pantalla que incluye los Términos de Uso y Condiciones de Privacidad en el Portal. Es recomendable leer el texto allí mostrado y si se está de acuerdo hacer click donde dice «SI, declaro haber leído y Acepto los Términos y Condiciones» y luego presionar el botón «Continuar».
    3. En la siguiente pantalla aparece un formulario que debe ser llenado con los datos del proveedor, en este caso de la organización sin fines de lucro que se está registrando en el portal. Los datos solicitados son los siguientes:
      Usuario: Se refiere al nombre de usuario que será utilizado cada vez que se ingrese a este portal. El nombre de usuario tiene una longitud máxima de 32 caracteres y puede contener letras, números, guión (-) y subguión (_). El nombre de usuario no puede contener espacios en blanco, puntos, ni caracteres especiales o tildes como ñ, ?, *, á.
      Contraseña: Se debe ingresar una contraseña que será utilizada cada vez que se ingrese a este portal. La contraseña debe ser secreta y solo compartirla con las personas dentro de la organización que se encargarán de manejar este portal. La contraseña puede tener una longitud de entre 6 y 15 letras, y al igual que el nombre de usuario, no puede contener espacios en blanco, caracteres especiales o tildes.
      Confirme su contraseña: En este campo se debe ingresar nuevamente la misma contraseña ingresada anteriormente anteriormente con el fin de confirmar que está escrita correctamente.
      Correo Electrónico: En el campo correo electrónico se debe ingresar una dirección de correo electrónico que será la que recibirá las invitaciones para participar en un proceso de compra pública o cualquier noticia o notificación relacionada al portal.
      Tipo de persona: Se escoge si el registro en el portal se está realizando para una persona natural o para una persona jurídica, según sea el caso.
      Origen: Se refiere a si la entidad que se está registrando es de origen nacional (dentro de Ecuador) o extranjera (fuera de Ecuador).
      Una vez ingresada la información solicitada se presiona el botón «Continuar». En caso de que falte llenar algún campo en esta pantalla, el sistema mostrará un mensaje de alerta para corregirlo.
    4. El siguiente paso del proceso consiste en ingresar los datos de la organización.Todos los campos que tienen un asterisco rojo a su lado deben ser llenados obligatoriamente. Los campos sin asterisco son opcionales. Los datos solicitados son los siguientes:
      Datos del Proveedor
      RUC: El número de Registro Único de Contribuyentes.
      Naturaleza Jurídica: Para organizaciones sociales se escoge Fundación, Corporación, Sociedad civil o la que aplique.
      Razón Social: Como consta en el RUC.
      Nombre Comercial: Como consta en el RUC.
      Página Web: La dirección del sitio web de la organización, si es que tiene.
      Año de Inicio de Actividades: Como consta en el RUC.Datos del Representante Legal
      Primer Apellido: Ingresar del Representante Legal.
      Segundo Apellido: Ingresar del Representante Legal.
      Primer Nombre: Ingresar del Representante Legal.
      Segundo Nombre: Ingresar del Representante Legal.
      Género: Masculino o Femenino, según sea el caso.
      Estado Civil: Casado, Divorciado, Soltero, Unión Libre o Viudo, según sea el caso.
      Documento de Identificación: Del Representante Legal. Seleccionar Cédula de Identidad, Pasaporte ó RUC, según sea el caso.
      Número de Identificación: El número de la Cédula de Identidad, Pasaporte o RUC del Representante Legal, según se haya seleccionado.
      Nivel de Educación: Seleccionar el máximo nivel de educación alcanzado por el Representante Legal.
      Área de Especialidad: Seleccionar de la lista la profesión o especialidad del Representante Legal.
      Fecha de Nacimiento: Del Representante Legal.Datos del Gremio
      Si la organización social que se está registrando como proveedor es parte de algún gremio (Ej: Cámara de Artesanos, Comercio, etc) se debe seleccionar de la lista, según el sector. En caso de cometer algún error de ingreso en esta parte, se puede eliminar retirando el visto del lado izquierdo de cada línea.Artesanos, Asociaciones y Gremios que formen parte de la EPS
      Si la organización social que se está registrando como proveedor, es una Asociación, Cooperativa u Organización Comunitaria registrada en la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, seleccionar Sí. De otra forma, escoger No.Una vez que se hayan ingresados todos estos datos se presiona el botón «Continuar».
    5. El siguiente paso del proceso corresponde a los datos de dirección del Proveedor. En esta pantalla se ingresan los datos de la oficina principal de la organización que se registra como proveedor, incluyendo Calle Principal, Intersección, Edificio, Departamento, Provincia, Cantón, Parroquia, Ciudad y Teléfono. Estos datos deben coincidir con los que consten en el RUC de la organización. Una vez ingresados los datos se presiona «Continuar».
    6. El proceso de registro continúa con la pantalla de ingreso de Contactos del Proveedor. Si la organización desea que las convocatorias y noticias del portal lleguen a otra persona, además del representante legal, entonces debe ingresar los datos en esta pantalla. Cabe destacar que este paso es opcional. Si no se desea ingresar los datos de una persona de contacto adicional se puede presionar directamente el botón «Continuar».
    7. La siguiente pantalla que aparece durante el registro es quizás la más importante del proceso, ya que se refiere a definir los productos o servicios que la organización va a ofertar al estado ecuatoriano y es en base a estos que recibirá las invitaciones y convocatorias que las entidades realicen. Para buscar los productos o servicios adecuados existen dos opciones: Buscar en el Clasificador y Navegar en el Clasificador.
      Buscar en el Clasificador: Permite ingresar una palabra o palabras relacionadas a la experiencia de la organización, productos o servicios que desea ofertar, y en base a los resultados seleccionar las categorías que abarcan dicha experiencia. Por ejemplo, si se busca Manualidades, se obtendrá como resultado el código «36940 – MATERIALES PLASTICOS PARA USOS DOMESTICOS Y MANUALIDADES» que es el que agrupa a estos productos. En caso de ofrecer estos productos, el siguiente paso sería presionar «Aumentar Producto».
      Navegar en el Clasificador: Permite revisar todas las categorías principales registradas en el portal, y en cada una ingresar a ver el detalle de lo que incluye, para posteriormente escoger las que apliquen para la organización. Por ejemplo, luego de presionar «Navegar en el Clasificador» aparecerá la lista de principales categorías. Si hacemos click en el signo más (+) junto a «3 OTROS BIENES TRANSPORTABLES, EXCEPTO PRODUCTOS METALICOS, MAQUINARIA Y EQUIPO», se expande esta categoría. Si dentro de esta hacemos click en el signo más (+) junto a «36 PRODUCTOS DE CAUCHO Y PRODUCTOS PLASTICOS», luego a «369 OTROS PRODUCTOS PLASTICOS», posteriormente a «3694 SERVICIOS DE MESA, UTENSILIOS DE COCINA Y OTROS ARTICULOS DE USO DOMESTICO Y DE TOCADOR, DE MATERIALES PLASTICOS» habremos llegado a «36940 MATERIALES PLASTICOS PARA USOS DOMESTICOS Y MANUALIDADES» que fue la categoría que encontramos al buscar en el clasificador en el ejemplo anterior. De la misma forma, en caso de ser esta la categoría de interés se presiona «Aumentar Producto».Es importante destacar que todos los productos o servicios que se escojan en esta pantalla deberán tener como respaldo que esa actividad económica conste en el RUC. Por ejemplo, si la organización tiene como actividad económica en su RUC «Actividades de Enseñanza a Niños» no podrá registrarse para ofertar partes y piezas de computadoras, ya que no está incluido en su actividad económica. Si acaso la organización no tiene en su actividad económica del RUC algo relacionado a algún producto o servicio que desee ofertar, deberá primero acercarse al Servicio de Rentas Internas (SRI) para actualizar su RUC e incluir dicho producto o servicio para luego registrarse como proveedor del estado.
      Terminada la selección de todas las categorías, se presiona el botón «Continuar».
    8. El penúltimo paso en el proceso de registro implica ingresar indicadores del Proveedor, en este caso de la organización de la sociedad civil que se está registrando. Se requiere lo siguiente:¿Cumple Usted con la normativa para ser proveedor de proyectos financiados con el BID?
      Obligado a llevar contabilidad: No se puede modificar, son datos que se extraen del SRI según el RUC.
      Ventas/Ingresos Brutos Anuales: Seleccionar el rango que aplique según la organización.
      % que Exporta: Ingresar el porcentaje de ingresos de la organización que corresponden a exportaciones, si acaso tiene. En caso de no tener, ingresar el número cero (0).
      Número de trabajadores permanentes: Seleccionar el rango que aplique para la organización.
      Activos totales: Valor total de activos, según el balance de la organización.
      Pasivos totales: Valor total de pasivos, según el balance de la organización.
      Patrimonio: Valor del patrimonio, no se ingresa, se calcula automáticamente según los valores que se ingresen de activos y pasivos.
      % Agregado Nacional: Ingresar el porcentaje de materia prima que provenga de Ecuador, en relación al total de la materia prima que utilice la organización para elaborar los productos o servicios que ofrezca.
      Completados estos datos se presiona «Continuar».
    9. Finalmente, en esta parte del proceso, se muestra un mensaje de confirmación del ingreso de los datos y un mensaje que indica que para completar el proceso de Registro y posterior Habilitación en el Sistema Oficial de Contratación Pública, es necesario ingresar al Sistema de Compras Públicas favor ingrese al sistema con los datos que se ingresaron en el registro, es decir RUC, usuario y contraseña. Dentro del sistema se volverán a mostrar los datos ingresados, información del proveedor, Actividades y Productos, Dirección, Teléfonos e Indicadores para verificar que estén correctos para que SERCOP proceda con la validación y confirmación de registro.

Fuente: Servicio Nacional de Contratación Pública (SERCOP)

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